15 loka Pillillä vai pasuunalla: viikon viestintävinkit

Jokainen yritys jättikorporaatioista toiminimi Pekka Putkimieheen viestii asiakkailleen, henkilökunnalleen ja ympäristölleen. Viestintää on asiakaskohtaamiset, verkko- ja sosiaalisen median näkyvyys, esitteet, yrityksen sisäiset viestit sähköpostilla tai intrassa sekä lehdistötiedotteet. Viestintää on sekin, että ei sano mitään – se voi olla tietyissä tilanteissa kaikista huonoin tapa viestiä.

Pillillä vai pasuunalla – viestinnän käsikirja yrittäjille on erittäin suositeltava kirja kaikille, jotka eivät tee liiketoimintaa tynnyrissä. Se on tiivis ja helppolukuinen opas, jossa käsitellään napakasti ja käytännönläheisesti viestinnän peruslähtökohtia (yrityksen strategia, asiakasryhmien tunnistaminen ja heille viestiminen), yrityksen ilmeen rakentamista (brändi), erilaisia asiakasviestinnän tilanteita puheluista reklamaation hoitamiseen ja seminaaripuheenvuoron pitämiseen. Lisäksi annetaan ohjeita kriisiviestintään, sosiaalisen median viestintään ja erilaisten dokumenttityyppien käyttöön. Lopussa kerrataan lyhyesti pilkku- ja yhdyssanasäännöt, se ei tee pahaa kenellekään.

Muutama kirjasta lainattu nosto, jotka on hyvä pitää mielessä omassa viestinnässä:

• Jokaisen yrittäjän täytyy selvittää itselleen, mikä on yrityksen viesti ja mikä on kulloisenkin viestin ydinteesi: mitä tällä suorakirjeellä, puhelulla tai sähköpostilla halutaan sanoa? Jos et kykene kiteyttämään ajatustasi muutamaan sanaan itsellesi, ei viestin vastaanottajakaan sitä pysty tekemään.
• Tiedote voi olla tuloste ilmoitustaululla tai juttu kotisivuilla. Se vastaa seuraaviin kysymyksiin:
  • Mitä tapahtui (tai tulevaisuudessa tapahtuu?)
  • Missä tapahtui?
  • Milloin tapahtui?
  • Kuka teki?
  • Miksi tapahtui?
  • Miten tapahtui?
  • Mitä seurauksia tästä syntyi?

• Aina kun sinua pyydetään puhumaan jossain julkisesti, suostu ilman muuta. Jokainen keikka on mahdollisuus harjoitella, ja jokainen puheenvuoro kehittää sinua puhujana. (Pahin mitä voi sattua on se, ettet saa yhtään asiakasta – ja sen olisit saanut aikaan kotonakin).
• Kun sosiaalisessa mediassa nousee kriisiä edeltävä kohu, sitä voi käsitellä pyytämällä anteeksi, esittämällä faktoja, olemalla saatavilla ja keskustelemalla, keskustelun moderoinnilla sekä neutraalilla tunnetilalla.
• Sosiaalisen median asiakaspalvelu eli someaspa on kaikille näkyvää. Hyvin hoidettu keissi kerää sivustaseuraajia, vaikka itse tilanne ei heitä koskisikaan. Käytännössä aspamarkkinointi on yksi sisältömarkkinoinnin alalajeista. Siinäkin tuotetaan ilmaiseksi asiakkaalle sisältöjä – siis neuvoja, apuja ja vastauksia. Niiden ansiosta asiakas saa hyvän asiakaskokemuksen ja sitoutuu entistä enemmän palveluntarjoajaan.

• Muutosviestintä on tarpeen isommissa taitekohdissa, esimerkiksi kun yritys muuttaa toimintatapojaan, strategiaansa tai henkilöstön määrää. Muutosviestinnän kulmakivet
  • Avoimuus: Kerro kaikki, minkä voit. Sano myös se, ettet tiedä tai ettet saa kertoa kaikkea.
  • Jatkuvuus: Jatka viestimistä läpi prosessin.
  • Sisältöjen yhtenäisyys: Sovi viesteistä ja pelisäännöistä.
  • Vastuullisuus: Ole rehellinen, oikaise virheelliset käsitykset, älä anna katteettomia lupauksia
  • Vuorovaikutus: Kuuntele ja perustele.

• Yhteen vai erikseen: yhdyssanat voi tavattoman näppärästi tarkistaa osoitteessa yve.fi

Jos tarvitset apua viestinnän suunnitteluun tai viestinnän toteutuksiin, ota yhteyttä. Olemme tehneet asiakkaillemme hiljattain mm. viestinnän vuosikelloja, sosiaalisen median päivityksissä käytettävää tekstisisältöä sekä joukon esitteitä erilaisiin tarkoituksiin.